Bí kíp quản lý thời gian “nhiệm màu”

Hãy cùng tham khảo những lời khuyên hữu ích sau để trở thành người sử dụng thời gian thông minh nhé!

Làm thế nào để phân bổ thời gian cho mọi việc suôn sẻ? (Ảnh minh hoạ)

Làm thế nào để phân bổ thời gian cho mọi việc suôn sẻ? (Ảnh minh hoạ)

Lên danh sách những việc cần làm

Đã bao giờ bạn quên không làm một công việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List – danh sách những việc cần làm – để kiểm soát công việc. Để lập To-Do List, hãy viết ra tất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn.

Danh sách càng chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề với những công việc lớn. Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch bán hàng cho quý 4”, bạn nên viết chi tiết như “Xem lại danh sách khách hàng” “Đánh giá tình hình doanh số”…  Sau khi đã có danh sách, bạn có thể dùng hệ thống ký hiệu từ A-D: A cho những việc có độ ưu tiên cao còn D cho những việc không cần nhiều ưu tiên.

Ưu tiên phần việc quan trọng

Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Đôi khi thật khó để quyết định nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc cùng một lúc và việc nào cũng gấp.

Quản lý thời gian hiệu quả và đạt được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu tiên:

  • Những việc quan trọng đem đến những kết quả giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
  • Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác.

Kiểm soát những yếu tố gây xao lãng

… như Facebook chẳng hạn (Ảnh minh hoạ)

… như Facebook chẳng hạn (Ảnh minh hoạ)

Sự phân tâm có thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là việc lướt Facebook, shopping online, Skype với bạn bè,..

Hãy giảm thiểu những yếu tố gây xao lãng này! Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa sổ chat và Facebook khi bạn cần tuyệt đối tập trung. Bạn cũng cần học cách chăm lo sức khỏe, bắt đầu bằng một bữa sáng đầy đủ dinh dưỡng và uống thật nhiều nước trong ngày. Đừng ôm đồm quá nhiều việc một lúc, đóng cửa phòng lại và nghe một chút âm nhạc nếu điều này giúp bạn thấy tập trung.

Không ôm đồm

Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt cho mình một vài câu hỏi quan trọng sau:

  • Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không?
  • Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không?
  • Tôi có thời gian để làm việc này không?

Nếu câu trả lời của bạn là “không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công việc ấy. Mặt khác, sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối một công việc chỉ vì bạn không muốn làm, bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiều thời gian của bạn, hay công việc thật rối rắm và phức tạp. Vì vậy, 3 câu hỏi trên sẽ giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối.

Không làm nhiều việc cùng lúc

Nhiều nhân viên văn phòng nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả khi vừa check mail, vừa viết báo cáo, vừa họp Skype với đối tác, sự thật làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một.

Kết quả là không làm tốt cả hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì sự kém tập trung khi đang thảo luận. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.

Dành vài phút nghỉ ngơi

Đừng quên dành thời gian nghỉ ngơi (Ảnh minh hoạ)

Đừng quên dành thời gian nghỉ ngơi (Ảnh minh hoạ)

Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay nếu mình có thể làm việc liên tục 8-10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi đang cận kề với deadline. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi và nạp năng lượng.

Vì vậy, bạn đừng bỏ qua những phút giải lao và cho đó là “lãng phí thời gian”. Giờ giải lao đem lại cho bạn thời gian nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó bạn có thể tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay chỉ đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp giải lao khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho mình quỹ thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi.

Hoàng Anh 

Bạn muốn nói gì?

© Copyright 2019 MobiFone. Bản beta đang xin giấy phép.
hoặc

Đăng nhập với các thông tin của bạn

hoặc    

Quên thông tin chi tiết của bạn?