Sống vui, sống khỏe với báo cáo tiếng Anh

Viết báo cáo có thể coi là kỹ năng sống còn đối với dân văn phòng. Và ngày nay, khi việc hội nhập trở nên phổ biến thì việc viết báo cáo bằng tiếng Anh càng dễ bắt gặp. Nhưng với nhiều anh chị em công sở, đây không hề là một nhiệm vụ “dễ thở”. Dưới đây một vài gợi ý cứu cánh để bạn sống sót qua nhiệm vụ này.

13.09 - Ki nang viet bao cao tieng anh 1

Đừng quá lo lắng khi được giao viết báo cáo tiếng Anh, hãy tin rằng mình sẽ làm được!

(Ảnh minh hoạ)

Một số tổ chức gần như đã thất bại trong công việc làm ăn chỉ đơn giản là vì các bài viết, văn bản, báo cáo kế hoạch, thông cáo báo chí… có quá nhiều lỗi sai không đáng về ngữ pháp, chính tả, từ ngữ, dấu chấm câu… Nhất là đối với những văn bản báo cáo bằng tiếng Anh thì khả năng mắc lỗi càng trở nên cao hơn.

Chính những văn bản ấy là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện hình ảnh và uy tín của cá nhân người làm báo cáo. Không dừng lại ở đó, các văn bản mang theo bộ mặt các doanh nghiệp, khi được phát hành rộng rãi mà chứa đựng quá nhiều sai sót sẽ tạo nên một ấn tượng vô cùng xấu, gây mất điểm về độ chuyên nghiệp của cả công ty. Bởi vậy, bạn phải luôn luôn trau dồi khả năng viết lách của mình, không những chỉ để hiệu quả trong công việc mà còn để nâng cao hình ảnh, vị thế công ty mà mình đang công tác.

Tài liệu tham khảo, nhất định phải “tham”!

Mỗi khi phải chuẩn bị các báo cáo, văn bản quan trọng, bạn hãy đặt bên mình những cuốn sách rèn luyện, hướng dẫn về ngữ pháp, kỹ năng soạn thảo văn bản trong công việc (tùy thuộc vào mỗi ngành nghề riêng của bạn).

Quan trọng nhất là các cuốn từ điển để bạn có thể kiểm tra lại tính chính xác của từ ngữ và các tài liệu hướng dẫn cách đặt câu, cũng như dấu chấm câu đúng. Ngoài các thư viện, nhà sách trung tâm, bạn cũng có thể tìm kiếm những tài liệu này trên mạng Internet.

13.09 - Ki nang viet bao cao tieng anh 2

Viết báo cáo tiếng Anh đôi khi là kỹ năng sống còn với không ít dân văn phòng (Ảnh minh hoạ)

Lựa chọn giờ “hoàng đạo” để viết báo cáo

 Nếu có thể, hãy tránh viết lách khi bạn đang mất tập trung, ức chế về các vấn đề trong đời sống hay quá mệt mỏi sau một ngày làm việc vất vả tại cơ quan. Bạn cũng khó có thể cầm bút tốt tại một văn phòng ồn ào, bận rộn, với tiếng chuông điện thoại réo inh ỏi…

Hãy nhớ, một bài viết mạch lạc, chỉn chu thể hiện trí tuệ minh mẫn của bạn. Và một khi bạn đã thu thập và thể hiện tốt được đầy đủ các ý kiến mình cần truyền đạt, bạn sẽ cảm thấy thật tự tin, thoải mái và thuyết phục được người đọc nhiều hơn.

Báo cáo luôn cần chỉnh cho chuẩn

Hãy luôn tự nhắc nhở bản thân rằng việc kiểm tra và chau chuốt lại báo cáo khi viết xong cũng y như việc bạn soi gương, “tút tát” lại dung nhan trước khi ra khỏi nhà vậy. Nào ai muốn ra khỏi nhà mà quên không kéo khoá quần hay mặc nhầm áo ngủ đâu, phải không nào? Tương tự, việc tuân thủ chặt chẽ trình tự bốn bước kiểm tra sau khi viết báo cáo này sẽ tránh bỏ sót những lỗi “trời ơi đất hỡi” như vậy trong báo cáo của bạn:

+ Trước hết, tập trung phát hiện các lỗi sai được thể hiện rõ ràng trong văn bản, chẳng hạn như các lỗi chính tả, ngắt câu không đúng cách, các câu văn sai ngữ pháp, lặp từ quá nhiều trong một  đoạn…

+ Sau đó, đọc thành tiếng bài viết của bạn (bạn đừng ngại việc phải đọc to lên), làm như thế sẽ giúp bạn dễ dàng phát hiện ra các câu chữ còn tối nghĩa, lủng củng, gây hiểu nhầm và phản cảm cho người đọc.

+ Tại lần kiểm tra thứ ba, hãy phát hiện thêm những chỗ sai sót một lần nữa, tập trung vào những điểm bất hợp lý và mâu thuẫn nhau còn tồn tại trong văn bản.

+ Cuối cùng, bạn sẽ phải kiểm tra lại tổng thể nội dung, hình thức, bố cục trình bày và tính thống nhất của mỗi bài viết.

13.09 - Ki nang viet bao cao tieng anh 3

Cẩn thận là chìa khoá chinh phục thành công những báo cáo “khoai” như vậy

(Ảnh minh hoạ)

Có thể giấu người yêu, giấu tiền, giấu đồ ăn nhưng đừng giấu dốt!

Nếu có thể, bạn hãy tham khảo và nhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia trong lĩnh vực này… Với những văn bản, thông cáo báo chí, báo cáo kế hoạch có ý nghĩa quan trọng cho công ty hoặc tổ chức của bạn, bạn có thể tìm đến các chuyên gia về viết lách để họ có thể tư vấn hoặc làm thay cho bạn công việc này.

Địa chỉ hữu ích cho bạn là các văn phòng tư vấn, hoặc các website quản trị. Ngoài phong cách viết lách đạt chuẩn, mẫu mực, đây là nơi có những người có nhiều kinh nghiệm trong việc nâng cao hình ảnh, vị thế, tạo phong cách riêng của nhà quản lý qua mỗi bài viết.

Hãy học hỏi và ghi nhớ thật kỹ kinh nghiệm quý báu của những vị chuyên gia này, lưu lại các bản thảo để những khi cần thiết, bạn có thể tự làm lấy, thay vì lại phải tốn kém thêm các khoản tiền để thuê mướn hoặc để được họ tư vấn.

Chúc bạn luôn sống vui, sống khoẻ với những bản báo cáo tiếng Anh!

Hoài Thu

Bạn muốn nói gì?

© Copyright 2018 MobiFone. Bản beta đang xin giấy phép.
hoặc

Đăng nhập với các thông tin của bạn

hoặc    

Quên thông tin chi tiết của bạn?