Người thông minh làm việc năng suất, không làm việc đa nhiệm

Bạn có biết rằng làm việc đa nhiệm khiến não bộ suy giảm chức năng và làm giảm chỉ số IQ của con người? Không những vậy, thay vì tiết kiệm thời gian, làm việc đa nhiệm sẽ khiến năng suất lao động của bất kỳ ai giảm tới 40%.

Con số đáng báo động này được cung cấp bởi Devora Zack, CEO của Only Connect Consulting và là tác giả của cuốn “Singletasking: Get More Done – One Thing at a Time”. Trong thực tế, không ít người lãnh đạo đánh giá nhân viên của mình qua khả năng làm việc đa nhiệm và đã vội vàng đưa ra nhận định sai lầm về năng lực của nhân viên.

14.10-Dung lam viec da nhiem 1

Làm việc đa nhiệm không những làm giảm IQ mà còn giảm năng suất làm việc (Ảnh minh hoạ)

Trên thực tế không hề có thứ gọi là làm việc đa nhiệm thực sự cả. Bạn tham dự một buổi họp đồng thời viết báo cáo và chat với bạn bè. Bạn nghĩ đó là năng suất vì mình có khả năng hoàn thành nhiều nhiệm vụ cùng lúc nhưng sự thực là não bộ của bạn chỉ đang lướt qua giữa những hoạt động khác nhau mà thôi. Điều này không chỉ làm mất đi tính hiệu quả trong công việc mà còn ảnh hưởng không tốt tới các tế bào não.

Để đảm bảo đến chất lượng công việc, bạn cần thoát khỏi tình trạng này bằng việc lưu ý những điều sau:

Đầu tư trung thành cho nhiệm vụ xứng đáng nhất

Thay vì cố gắng thể hiện mình đa năng bằng cách kiêm nhiệm nhiều việc cùng lúc, bạn cần loại trừ những tác động bên ngoài, kiên trì với những lựa chọn ban đầu. Điều đó không có nghĩa là bạn sẽ phải ngồi lỳ không rời ghế cho tới khi nhiệm vụ được hoàn thành mà là dành ra một khoảng thời gian nhất định mỗi ngày để thực hiện công việc đó.

Bạn có thể sử dụng Pomodoro App – một phần mềm giúp tập trung làm việc. Với kỹ thuật Pomodoro, cứ sau mỗi 25 phút làm viêc nghiêm túc (gọi là một “pomodoro”), bạn sẽ tự thưởng cho mình 5 phút giải lao. Đây là phương pháp hiệu quả để bạn phân bổ thời gian và kiểm soát nhiệm vụ của mình.

Cho dù bạn có sử dụng Pomodoro hay không thì tập trung hoàn thành một nhiệm vụ cũng là một việc quan trọng, nhất là khi bạn đang có một công việc khó khăn cần giải quyết.

 

Tìm “phụ tá” giúp bạn bắt nhanh các ý tưởng

14.10-Dung lam viec da nhiem 2

Tốc kí lại ý tưởng nảy sinh bất chợt thay vì ngừng hết việc đang làm cho nó (Ảnh minh hoạ)

Có khi nào trong lúc làm việc, bạn đang soạn một email cho khách hàng thì bỗng nhiên một ý tưởng rất hay về việc tiếp cận khách hàng khác chợt loé lên trong đầu? Nếu là một người quen làm việc đa nhiệm, bạn sẽ bỏ dở email đang viết và nhanh chóng soạn ngay một email mới với ý tưởng đó vẫn còn đang nóng hổi.

Tuy nhiên, cách tiếp cận thông minh là bạn không nên nôn nóng, đẽo cày giữa đường như vậy. Hãy ghi chú lại ý tưởng đó, quay trở lại sau khi đã tập trung hoàn thiện email đang dang dở. Bạn có thể mở một tab khác để ghi chú hay với tay ngay tới một mẩu note, quyển sổ công việc và tốc kí lại ý tưởng. Dù bạn dùng công cụ nào đi chăng nữa thì việc này cũng nên được thực hiện nhanh chóng, càng ngắn gọn, thuận tiện và bớt ngắt quãng công việc đang làm.

Thực hiện những nhiệm vụ liên quan với nhau theo từng nhóm

Đọc và trả lời mọi mail, tin nhắn ngay khi vừa nhận được chưa chắc đã thể hiện bạn là người nhanh nhạy, mà đôi khi, nó còn góp phần làm tiêu tốn thời gian của bạn. Sự lựa chọn thông minh hơn là bạn nên giới hạn thời điểm để làm việc này.

Ba thời điểm đọc và trả lời tin nhắn hay check facebook vào buổi sáng trước khi bắt đầu làm việc, vào giờ nghỉ trưa và vào buổi tối trước khi đi ngủ. Bằng cách đó bạn sẽ không còn phải làm gián đoạn công việc của mình nữa. Hoặc nếu bạn thường xuyên nhận được email công việc, hãy kiểm tra chúng 2 tiếng một lần.

Trở thành bậc thầy trong nghệ thuật từ chối

14.10-Dung lam viec da nhiem 3

Hơn hết thảy, muốn không đa nhiệm thì bạn cần nói “không” khi cần (Ảnh minh hoạ)

Chẳng ai trong chúng ta muốn từ chối và bị từ chối.  Bản thân bạn có thể sẵn sàng nhận đủ đầu việc để thể hiện mình đa năng, nhưng đó là một công thức điển hình dẫn tới thảm hoạ. Thay vì gồng mình làm nhiều việc cùng lúc, bạn cần học cách khéo léo nói lời từ chối.

Điều này hoàn toàn dễ hiểu thôi. Đó không phải là sự vô trách nhiệm và nói “không” cũng không biến bạn trở thành một kẻ ích kỷ. Bạn chỉ đang thể hiện trách nhiệm của bản thân khi tập trung đầu tư cho công việc của mình và từ chối những việc không thể kiêm nhiệm thêm, thay vì đồng ý tất cả và hoàn thành công việc không ra sao.

 Hoàng Anh 

Bạn muốn nói gì?

© Copyright 2018 MobiFone. Bản beta đang xin giấy phép.
hoặc

Đăng nhập với các thông tin của bạn

hoặc    

Quên thông tin chi tiết của bạn?