Tips để cắt bỏ những công việc thừa thãi làm mất thời gian làm việc

Tham gia quá nhiều các cuộc họp, nói chuyện phiếm với đồng nghiệp, làm các công việc văn phòng khác, đặc biệt nhất là lướt Internet – Đó là cách mà rất nhiều người đang lãng phí thời gian làm việc (theo kết quả khảo sát gần đây của Salary.com).

Chỉ tính riêng việc lướt Internet, 64% nhân viên đang lãng phí khoảng hơn 2 giờ làm việc mỗi ngày vào các trang mạng xã hội như Facebook, LinkedIn, Amazon, Yahoo, Google+, Twitter, Pinterest… (Salary.com). “Thời gian là tiền bạc”, với ¼ thời gian làm việc không hiệu quả, doanh nghiệp đã lãng phí ¼ tiền lương – trung bình khoảng 40 nghìn đô la cho mỗi nhân viên mỗi năm (Theo Salary.com & AOL).

shutterstock_331471589 (1)64% nhân viên đang lãng phí khoảng hơn 2 giờ làm việc mỗi ngày vào các trang mạng xã hội (Ảnh minh hoạ)

Nếu cắt bỏ những công việc thừa thãi, bạn có thể dễ dàng tăng năng suất lao động. Nhưng điều này không phải ai cũng làm được bởi vì các công việc đó đã trở thành thói quen hàng ngày. Một số tips dưới đây có thể giúp bạn một cách đáng kể.

1. Nói KHÔNG với Internet

Thử xem lại lịch sử truy cập, bạn sẽ thấy mình đã lãng phí thời gian như thế nào vào các trang web không liên quan đến công việc. Vì vậy tránh xa Internet khi công việc bạn đang làm không yêu cầu tìm kiếm thông tin trêng mạng để khiến bạn tập trung và làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn không đủ ý chí để tránh xa nó, thậm chí tồi tệ hơn khi công việc của bạn cần thực hiện trên Internet, bạn có thể cài đặt các công cụ chặn trang web không cần thiết trên các trình duyệt.

shutterstock_301038122Tránh xa internet chính là điều kiện hàng đầu giúp bạn tập trung (Ảnh minh hoạ)

2. Ngừng việc kiểm tra email liên tục

Một cuộc khảo sát của Microsoft cho thấy cứ mỗi 15 phút tập trung làm việc, họ lại dành trung bình 10 phút để trả lời một email. Nếu bạn thực sự cần phải tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể, hãy thiết lập chế độ trả lời email tự động và không kiểm tra nó cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ. Tần suất lý tưởng là kiểm tra mail 3 lần một ngày: sáng, trưa, chiều.

Điều này đúng cả với tin nhắn văn bản, thông báo mạng xã hội – Đừng để việc check email, tin nhắn, thông báo làm gián đoạn công việc của bạn. Thậm chí, bạn hoàn toàn có thể tắt điện thoại để tập trung vào nhiệm vụ chính.

3. Nói lời “TỪ CHỐI”

Học cách nói lời từ chối những thứ không giúp ích gì cho công việc của bạn như các cuộc họp không cần thiết, chuyện phiếm với đồng nghiệp hay công việc của người khác. Chỉ cần như vậy thôi là bạn đã tiết kiệm được kha khá thời gian để chuyên tâm vào việc cuả mình.

shutterstock_190975928Nói lời từ chối trong công việc cũng là một kĩ năng sống còn (Ảnh minh hoạ)

4. Lên lịch trình rõ ràng

Dành ra 5 phút để viết ra một lịch trình, thời gian biểu rõ ràng những việc bạn phải làm trong ngày. Theo Maura Thomas, tác giả của RegainYourTime.com và Personal Productivity Secrets: “Vấn đề lớn nhất khiến mọi nhân viên lãng phí thời gian vào các công việc thừa thãi là vì họ không xác định rõ các công việc cần hoàn thành”.

Sử dụng phương pháp “Time boxing” tạm hiểu là phân đoạn cụ thể khung thời gian hoàn thành từng công việc. Như vậy, bạn sẽ làm công việc đó trong ngần này thời gian thay vì làm cho đến khi hoàn thành.

5. Chậm mà chắc

Đừng cố làm việc quá nhanh và làm quá nhiều việc cùng một lúc, việc này nhiều khi còn khiến bạ

n lãng phí thời gian. Xác định công việc chính cần làm, sau khi hoàn thành hãy làm những việc khác. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng chỉ có 2% người có thể tiết kiệm thời gian bằng việc làm nhiều nhiệm vụ hiệu quả một lúc. Làm chậm, chắc chắn còn giúp bạn giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra. Thời gian sửa chữa lỗi sai thậm chí còn nhiều hơn thời gian bạn làm.

 

(Biên dịch và tổng hợp từ: Wikihow, Forbes, Fastcompany, America Express…)

Bạn muốn nói gì?

© Copyright 2018 MobiFone. Bản beta đang xin giấy phép.
hoặc

Đăng nhập với các thông tin của bạn

hoặc    

Quên thông tin chi tiết của bạn?