Làm thế nào để bản đề xuất bằng Powerpoint của bạn trở nên cuốn hút hơn?

Hơn 500 triệu người dùng Powerpoint trên toàn thế giới với hơn 30 triệu bài thuyết trình được tạo ra mỗi ngày. Thế như khi được yêu cầu nhận xét những bài thuyết trình bằng Powerpoint đã từng được xem, câu trả lời phổ biến nhất từ những người được hỏi là tẻ nhạt và khô khan.

Powerpoint – “người tình” muôn thủa của dân văn phòng

Để bắt đầu một dự án kinh doanh mới, một chiến dịch marketing hay một kế hoạch nghiên cứu thị trường, luôn cần có một bản đề xuất cụ thể và chuyên nghiệp. Gần như toàn bộ các ý tưởng và kế hoạch đều được yêu cầu xây dựng và thuyết trình trên Powerpoint. Đối với giới văn phòng đặc biệt là các vị trí chiến lược, kỹ năng sử dụng công cụ này gần như là điều bắt buộc.

Có hơn 30 triệu bài thuyết trình bằng Powerpoint diễn ra mỗi ngày trên toàn thế giới

Có hơn 30 triệu bài thuyết trình bằng Powerpoint diễn ra mỗi ngày trên toàn thế giới

Anh Phạm Đăng Toàn, trưởng phòng kinh doanh làm việc tại TP.HCM chia sẻ: “Mỗi tháng mình đều phải thực hiện bản tổng kết doanh số của bộ phận kinh doanh và báo cáo lại cho Ban Giám Đốc. Tất nhiên công việc chủ yếu chỉ là chuẩn bị đầy đủ số liệu, các biểu đồ trực quan, cũng không đến nỗi quá khó khăn. Nhưng nếu đề xuất chiến lược kinh doanh mới hoặc phân khúc thị trường mới mà cả team đang muốn nhắm vào thì lại là cả một vấn đề khác. Thiết kế Powerpoint phải vừa ngắn gọn, súc tích, vừa phải bổ trợ tốt cho người thuyết trình. Các slides cần rõ ràng, lựa chọn màu sắc, bố cục sao để người xem có thể nhìn được hết các chữ viết, số liệu, vừa phải đạt yêu cầu thẩm mỹ, sáng tạo. Để không phải nhìn thấy vẻ mặt chán nản của các sếp là cả một nghệ thuật chứ không phải đùa đâu!”.

Thực tế kỹ năng nghe có vẻ “bài vở” này lại là một tiêu chí vô cùng quan trọng với một nhân viên. Chị Đặng Huyền Trân, Giám Đốc nhân sự làm việc tại TP.HCM cho biết: “Khi tuyển dụng các bạn sinh viên mới ra trường, một trong những kỹ năng mà tôi chú trọng đào tạo đó là sử dụng Powerpoint và phương pháp thuyết trình một ý tưởng, kế hoạch, hay một đề xuất sao cho lôi cuốn và hấp dẫn nhất. Vẫn phải đầy đủ thông tin nhưng phải thật tinh tế để tránh cảm giác khô khan và mệt mỏi cho đối tượng được thuyết trình. Một trong những quy tắc quan trọng nhất đó là đặt mình vào vị trí người xem, các bạn sẽ biết mình nên làm những gì”.

Tạo bản đề xuất và thuyết trình bằng Powerpoint là một trong những kỹ năng quan trọng của nhân viên văn phòng (Ảnh minh họa)

Tạo bản đề xuất và thuyết trình bằng Powerpoint là một trong những kỹ năng quan trọng của nhân viên văn phòng (Ảnh minh họa)

Đâu là bí quyết chinh phục công cụ văn phòng này?

Liệu bạn có lo lắng bản đề xuất sắp tới bằng Powerpoint của mình cũng sẽ quá nhàm chán và không thu hút được sự chú ý từ ban quản lý hoặc đối tác? Hãy tham khảo những lời khuyên sau:

Quá nhiều dữ liệu trên màn hình sẽ làm người xem bị phân tâm

Nếu muốn các “khán giả” của bạn tập trung nghe, hãy lưu ý luôn giữ cho các slide thật đơn giản và cô đọng.

Vấn đề về Bullet points (Các ý chính cần được làm rõ bởi một loạt các ý phụ bên dưới)

Một chuyên viên của Microsoft từng nói rằng bài thuyết trình làm anh ấn tượng nhất không hề có các Bullet points. Trên thực tế người xem không mấy ấn tượng với quá nhiều thông tin được diễn giải, các hình ảnh trực quan vẫn ưu tiên chú ý hơn.

Những lưu ý về thiết kế

Bạn có thể lựa chọn màu sắc theo chủ ý (theo logo công ty, theo màu sắc của sản phẩm, theo cảm giác mà bạn muốn mang lại cho người xem…) nhưng theo Lifehack, chữ viết màu tối trên nền sáng vẫn là phương án tối ưu nhất. Nếu bạn bắt buộc phải sử dụng nền màu tối, hãy chắc chắn màu sắc của chữ phải đạt độ tương phản nhất định với màu nền. Kích thước chữ phải đủ lớn để tất cả người xem đều có thể theo dõi được mà không cần phải cố gắng.

Thêm vào đó, các font chữ đơn giản và phổ biến như Arial, Helvetica, Calibri được khuyến khích sử dụng thay vì các phông chữ “cầu kỳ” khác.

Không sử dụng thuật ngữ

Theo tạp chí Entrepreneur, không phải ai cũng có chuyên môn đủ sâu để hiểu hết các thuật ngữ trong ngành của bạn. Hãy sử dụng từ ngữ một cách chuyên nghiệp nhưng dễ hiểu, hạn chế tối đa thuật ngữ chuyên môn, nếu có hãy chắc chắn người nghe sẽ được giải thích cặn kẽ.

Dám phá bỏ quy tắc

Luôn có những quy tắc đặt ra khi bạn thực hiện một bản đề xuất bằng Powerpoint, tuy nhiên không phải lúc nào cũng cần nhất nhất tuân thủ. Nếu bạn có lý do đáng thuyết phục cho việc phá vỡ quy tắc, hãy cứ thực hiện nó!

Bạn muốn nói gì?

© Copyright 2018 MobiFone. Bản beta đang xin giấy phép.
hoặc

Đăng nhập với các thông tin của bạn

hoặc    

Quên thông tin chi tiết của bạn?