Học tổng thống Mỹ bí quyết quản lý thời gian

Khi quản lý tốt thời gian, bạn sẽ gần như không bao giờ rơi vào cảnh “nước tới chân mới nhảy”. Bạn không bị căng thẳng, rối loạn vì deadline. Hiệu quả công việc của bạn luôn ở mức cao. Bạn làm việc chính xác hơn, đầy đủ hơn và rõ ràng, đó là nhân tố để bạn sẽ thăng tiến nhanh hơn.

Phương pháp eisenhover Do tổng thống Mỹ thứ 34 – Dwight D. Eisenhower – nghĩ ra. Ông đã sử dụng rất hiệu quả với lịch làm việc bận rộn của mình. Ông đề xuất dùng ma trận để sắp xếp công việc (Ma trận Eisenhower)

Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower

Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower

Về cơ bản bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:

P1: Quan trọng, khẩn cấp

P2: Quan trọng, không khẩn cấp

P3: Không quan trọng, khẩn cấp

P4: Không quan trọng, không khẩn cấp

*P= Priority: Sự ưu tiên

Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi:

– Việc này có quan trọng không?

– Nó có khẩn cấp không?

P1 – Quan trọng, khẩn cấp

Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được xếp vào cấp độ này:

Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…

Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới bạn thân…

Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót

Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc P2.

P2 – Quan trọng, không khẩn cấp

Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn. Nếu bạn đang làm việc P2 có việc P1 xuất hiện hãy hoàn thành việc P1. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2. Đừng để sang ngày hôm sau!

Bạn đã bao giờ nghiêm túc phân loại cấp độ ưu tiên trong công việc để tránh bị dồn việc chồng chất? (Ảnh minh hoạ)

Bạn đã bao giờ nghiêm túc phân loại cấp độ ưu tiên trong công việc để tránh bị dồn việc chồng chất? (Ảnh minh hoạ)

P3 – Không quan trọng, khẩn cấp

Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được chúng. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự. Học cách từ chối khéo léo… để giảm thời gian cho những việc này.

P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể, ví dụ như: check Facebook, xem video giải trí trên Youtube, xem các chương trình giải trí trên TV…

Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem chương trình ca nhạc này có giúp bạn nhiều trong việc chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp tôi hoàn thành công việc trước deadline không? Bạn có nhất thiết phải xem phim này không, để tháng sau coi có được không?

Cách phân bổ thời gian

Sau khi xác định được mức độ ưu tiên của từng công việc, bạn cần phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp này:

P1: ~15% – 20%

P2: ~60% – 65%

P3: ~10% – 15%

P4: < 5%

Bạn có thể tận dụng triệt để công nghệ để phân bổ thời gian hiệu quả hơn cho các lĩnh vực ưu tiên của mình (Ảnh minh hoạ)

Bạn có thể tận dụng triệt để công nghệ để phân bổ thời gian hiệu quả hơn cho các lĩnh vực ưu tiên của mình (Ảnh minh hoạ)

Bạn có thể tìm kiếm các ứng dụng công nghệ để sắp xếp việc vào cấp độ phù hợp. Ví dụ: Ứng dụng My Effectiveness: To do, Tasks cho phép bạn quyết định mức độ quan trọng, khẩn cấp của công việc bằng ma trận Eisenhover (mục First Things First). Nó cũng có nhiều chức năng khác giúp bạn quản lý công việc hiệu quả như:

– My Misson: Thiết lập sứ mệnh

– My Influence: Loại bỏ những xao nhãng

– Life Roles: Xác định vai trò trong cuộc sống

– Week plan: Tạo kế hoạch theo tuần

Trên thực tế, sẽ có những việc thuộc vùng xám, nó không hẳn nằm hoàn toàn trong 4 cấp độ trên. Tùy thời điểm, bạn hãy sắp xếp và phân bố vào các cấp độ khác nhau cho hợp lý nhé!

Bạn muốn nói gì?

© Copyright 2018 MobiFone. Bản beta đang xin giấy phép.
hoặc

Đăng nhập với các thông tin của bạn

hoặc    

Quên thông tin chi tiết của bạn?