Bí quyết kiểm soát các khoản chi tiêu văn phòng phẩm

Những vật dụng nhỏ như bút, giấy, kẹp ghim, phong bì thường có giá trị thấp khiến nhân viên văn phòng không lưu tâm nhiều khi sử dụng. Nhưng chính những vật dụng nhỏ bé đó lại đang ngốn một phần ngân sách không hề nhỏ của công ty.

Theo Forrester Research, mỗi ngày cả thế giới có thêm khoảng một tỷ bản photo. Theo Gartner-Công ty nghiên cứu thị trường chuyên về công nghệ, hằng năm số lượng giấy trung bình mà một công ty sử dụng tăng tới 25%. Nếu không có phương án kiểm soát chặt chẽ, các khoản chi tiêu văn phòng phẩm tưởng như nhỏ này sẽ ngày càng “phình to” trông thấy.

1. Đầu mối chịu trách nhiệm kiểm soát văn phòng phẩm

Các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp lớn thường khá thoáng trong việc sử dụng văn phòng phẩm, ví dụ như đặt sẵn văn phòng phẩm tại một vị trí nhất định, ai thiếu chỉ cần đến lấy mà không kiểm soát. Làm như vậy sẽ khuyến khích sự sử dụng cẩu thả và lãng phí nguồn tài nguyên của công ty. Việc có một người nhất định phụ trách phát giấy, bút, phong bì… nghĩa là buộc phải có cuộc trao đổi diễn ra khi có người cần thêm văn phòng phẩm. Thêm vào đó, theo dõi số lượng vào, số lượng sử dụng để có kế hoạch đặt hàng phù hợp, với một ngân sách giới hạn.

Sử dụng văn phòng phẩm không kiểm soát sẽ dẫn tới lãng phí nguồn tài nguyên của công ty (Ảnh minh hoạ)

Sử dụng văn phòng phẩm không kiểm soát sẽ dẫn tới lãng phí nguồn tài nguyên của công ty (Ảnh minh hoạ)

Tất cả các yêu cầu đặt mua từ các phòng ban cũng cần được báo với cùng một người, như thế sẽ tránh được tình trạng trùng lặp trong đơn đặt hàng, ngoài ra bạn còn có thể nhập các đơn hàng tương tự vào làm một. Ví dụ có một phòng ban đặt những tấm thiệp cảm ơn cho khách hàng, một bộ phận khác cần đặt thư mời. Bạn có thể gom chung và đặt cùng đơn hàng cho nhà cung cấp để nhận chiết khấu tốt hơn

2. Giới hạn lượng văn phòng phẩm trên mỗi nhân viên.

Nếu một nhân viên biết rằng họ chỉ được cấp một số lượng giới hạn văn phòng phẩm, họ sẽ có ý thức giữ gìn và tiết kiệm hơn. Văn phòng phẩm có thể được phát vào mỗi đầu tháng.

3. Áp dụng chính sách thân thiện với môi trường

Chỉ đơn giản bằng cách giáo dục nhân viên về tác hại của việc lãng phí đến môi trường, bạn đang nâng cao nhận thức và khiến nhân viên cân nhắc nhiều hơn trước khi sử dụng những văn phòng phẩm đắt đỏ. Những đề án như “Tiết kiệm giấy, cứu môi trường” là một sáng kiến tuyệt vời khiến mọi người nghĩ về những hành động tưởng như nhỏ của họ có thể gây hại đáng kể đến môi trường xung quanh.

4. Không bao giờ vứt bỏ giấy còn không gian trống

Quá nhiều giấy bị vứt bỏ trong khi nó có thể được sử dụng để ghi chú, để lưu lại một lời nhắn điện thoại, hoặc để liệt kê và sắp xếp công việc trong ngày. Có thể là giấy đã in một mặt hoặc mặt sau của một phong bì. Thật tuyệt vời nếu những mẩu giấy tưởng chừng không còn giá trị lại trở nên hữu dụng trong văn phòng

Những mẩu giấy đã sử dụng nhưng còn khoảng trắng vẫn có thể hữu dụng trong văn phòng (Ảnh minh họa)

Những mẩu giấy đã sử dụng nhưng còn khoảng trắng vẫn có thể hữu dụng trong văn phòng (Ảnh minh họa)

5. Tái chế giấy văn phòng

Đặt thêm nhiều thùng đựng giấy quanh văn phòng để thu gom và tái chế giấy đã sử dụng, thay vì để nhân viên ném hết vào thùng rác. Ngay cả các tài liệu mật cần được hủy, sau khi cắt nhỏ bạn vẫn có thể sử dụng lượng giấy này để tái chế.

Những thay đổi cơ bản trên có thể chỉ tạo nên những tác động rất nhỏ đến chi phí của doanh nghiệp, tuy nhiên nếu tất cả nhân viên đều nắm được tinh thần chung và cam kết thực hiện trên cơ sở liên tục. Doanh nghiệp của bạn có thể tiết kiệm được một khoản chi phi không hề nhỏ mỗi năm.

Theo: Rabiofficemonkey, Accountlearning, Lacgroup

Bạn muốn nói gì?

© Copyright 2019 MobiFone. Bản beta đang xin giấy phép.
hoặc

Đăng nhập với các thông tin của bạn

hoặc    

Quên thông tin chi tiết của bạn?