5 thủ thuật Excel mà mọi kế toán cần biết

Nghề kế toán là luôn phải xác định “kết bạn” với khối lượng số liệu “đồ sộ”. Bởi vậy, hơn ai hết, các công cụ hỗ trợ tính toán mà phải kể đến đầu tiên là Excel, trở nên cần thiết với kế toán hơn bao giờ hết. Dưới đây là 5 thủ thuật Excel cực hữu ích dành cho mọi kế toán viên.

06.11-thu-thuat-excel-1

1. Dán định dạng với Paste Special Shortcut

Nếu bạn đang là một kế toán, chắc chắn bạn sẽ cần tạo ra các bảng tính được tổ chức và định dạng một cách trang trọng để trình bày với cấp trên. Khi đó, bạn cần phải định dạng các ô, hàng, cột với phông chữ, màu sắc, căn chỉnh… cụ thể và thường thì bạn sẽ phải áp dụng định dạng này cho nhiều ô. Đó là khi thủ thuật Excel Paste Special Shortcut có cơ hội phát huy tác dụng. Với thủ thuật này, thay vì nhấn vào các nút định dạng trên thanh trình đơn, bạn chỉ cần:

  • Sao chép ô có định dạng mà bạn muốn
  • Bôi đậm ô mà bạn muốn định dạng
  • Nhấn chuột phải vào ô đó và nhấn vào Paste Special

2. Sử dụng Sparklines để hiển thị dữ liệu

Sparklines là một tính năng cho phép hiển thị biểu đồ nhỏ của một nhóm dữ liệu được chọn. Từ đó bạn dễ dàng phát hiện được sự bất thường của các số liệu. Đó có thể là biểu đồ đường, biểu đồ dạng thanh hay đơn giản là biểu đồ dạng Win/Loss (tích cực/tiêu cực).

06.11-thu-thuat-excel-2

Bạn có thể sử dụng Sparlines để vẽ biểu đồ nhanh chóng trên Excel (Ảnh minh hoạ)

Để tạo một biểu đồ Sparklines, bạn thực hiện như sau:

  • Chọn phạm vi các ô muốn vẽ bản đồ
  • Nhấn vào menu Insert và lựa chọn các kiểu biểu đồ tại nhóm Sparklines. Bạn có thể chọn Line, Column hay Win/Lost.
  • Khi hộp thoại hiện ra, nhấn vào mũi tên để quét qua vừng dữ liệu. Khi chọn phạm vi biểu đồ, bạn chú ý các ô phải nằm trong cùng một hàng hoặc một cột của bảng tính.
  • Nhấn OK và bạn sẽ thu được kết quả mình cần.

3. Tăng tốc độ nhập liệu với Auto Correct

Việc phải nhập đi nhập lại các giá trị giống nhau khiến bạn cảm thấy nhàm chán, mất thời gian thì cách tốt nhất là hãy sử dụng tính năng AutoCorrect để thay thế chuỗi văn bản nhập vào bằng một chuỗi chính xác.

Ví dụ, bạn có thể gõ DCS thì Excel sẽ tự động thay bằng Dân Công Sở. Để thiết lập được như vậy, bạn hãy theo các bước dưới đây:

  • Chọn File => Options => Proofing => AutoCorrect Options.
  • Nhập giá trị thay thế cùng giá trị đúng trong khung hình chữ nhật hiện ra.
  • Nhấn OK.

4. Tìm kiếm với Wild Card

Có thể bạn đã biết cách nhấn phím tắt Ctrl + F để tìm kiếm nhưng nếu bạn không chắc chắn về kết quả tìm kiếm thì có thể sử dụng tìm kiếm mơ hồ Wild Card.

Bạn hãy sử dụng dấu ? để thay thế cho một chữ mà bạn không nhớ chính xác trong một chuỗi dữ liệu mà bạn muốn tìm. Chẳng hạn, bạn cần tìm ô có nội dung zone8.vn nhưng lại không nhớ rõ liệu đó là zone8.vn hay zone9.vn thì bạn có thể thêm dấu ? vào vị trí không nhớ: zone?.vn.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng dấu * để thay cho một cụm từ mà bạn không nhớ, chẳng hạn trong ví dụ trên, bạn có thể tìm zone*.vn

06.11-thu-thuat-excel-3.jpg

Bạn vẫn có thể tìm kiếm trên Excel khi không nhớ rõ từ khoá (Ảnh minh hoạ)

5. Nén hình ảnh

Các hình ảnh hoặc các yếu tố đồ họa sẽ làm tăng đáng kể dung lượng tập tin tài liệu, gây khó khăn khi bạn muốn chia sẻ trực tuyến. Bạn có thể nén nó lại bằng các thao tác đơn giản dưới đây:

  • Click vào hình cần nén
  • Chọn Compress Pictures trên thanh công cụ
  • Chọn option trong hộp thoại Compression Settings để chọn các mục đích nén như: nén để in, nén để xem qua máy chiếu hoặc web, nén để chia sẻ qua mail…
  • Nhấp OK để hoàn tất.

Ngoài ra, nếu bạn muốn xuất biểu đồ hay bảng số liệu trên Excel để chia sẻ dễ dàng, bạn có thể chuyển chúng thành dạng hình ảnh, bằng cách:

  • Dùng chuột quét khối vùng cần trích xuất
  • Nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste
  • Chọn As Picture/Copy As Picture.
  • Chọn “As Shown on Screen”
  • Nhấp OK

Như vậy, nội dung bạn cần lấy đã được chuyển thành dạng ảnh, bạn có thể dán vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.

Ngoài ra, để tham khảo thêm các thông tin hữu ích về nghiệp vụ kế toán, bạn có thể tham khảo thêm tại một số trang web này nhé!

Web Kế toán: http://www.webketoan.vn/

Dân kế toán: http://danketoan.com/

Giải pháp Excel: http://www.giaiphapexcel.com/

Thuế Việt Nam: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/

Hoàng Anh

Bạn muốn nói gì?

© Copyright 2018 MobiFone. Bản beta đang xin giấy phép.
hoặc

Đăng nhập với các thông tin của bạn

hoặc    

Quên thông tin chi tiết của bạn?